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個人情報に厳しい時代にメール誤送信は命取り

最近は個人情報の取扱いに対して厳しくなっています。世間の目はもちろんですが、法律などでも保護が重要なポイントになっており、ミスが許されなくなっています。個人情報にもいろいろありますが、中でもメールアドレスは多くの場面で使うもので、個人用や仕事用など一人で複数持っていることも珍しくなくなっています。簡単に取得できて変更も可能ですが、メールアドレスには多くの情報が詰まっているといっても過言ではありませんので、その取扱いには十分気を付けなくてはなりません。誤送信が招くデメリットは想像以上に大きなものになるので、一人一人の社員が気を付けるような環境を作っていくことが大切になります。そのようなシステムを作ることなども含めて対策を講じていくことが求められています。

情報が詰まっていることを常に意識

メールにはたくさんの情報が詰まっていますので、1通だけでも多くの情報を読み取ることができてしまいます。アドレスからつながるもの、宛名として名前を書いている場合は氏名までわかってしまいます。また、仕事内容でしたら会社名や担当業務やその内容、場合によっては電話番号などもわかってしまいますので、より慎重に扱わないとたった1通で多くの情報を漏らしてしまうことになります。うっかり誤送信してしまうと、相手はもちろんですが、その相手の会社全体にまで影響が及んでしまう可能性も含んでいます。それだけ1回のミスで大きな影響が及んで、対処にも時間と手間がかかってしまうことを頭に入れておかなくてはなりません。うっかり間違えたで済まないので常に緊張感をもって対処する必要があります。

ミスを防ぐにはシステムから変えていく必要もある

誤送信が起こる場面としては、日常的にやり取りをしているような特定の人物に送信するときは起こりにくいです。連絡先登録などをしていることが多く、返信機能を使うなどすることも多いため、確実にチェックをされてから送るので、起こりにくくなります。ただ、これが案内などかなり多くの方、送る方が追加になったり、変更があったりなどするとチェックが行き渡らなくなりミスが起こりやすくなります。こんな時は日常の業務と兼任している社員では負担が大きくミスが起こるリスクが多くなるので、専門の代行業者を利用するのも1つの方法です。それによってシステムでもチェックがかかり、プロの目で入念なチェックも入りますのでうっかりがなくなります。つい軽く考えてしまいがちなミスですが、その後の影響は大きいので予防の視点も大切です。

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