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メールの誤送信の後、対応はどうする?

プライベートでもビジネスでもメールは毎日何通、何十通もやり取りをしますがたまに起こってしまうのが送る宛先の間違いによる誤送信です。世間話ぐらいの内容ならそこまで問題はないものの、彼氏に送るはずのものを親に送ってしまったり、プライベートならまだしもビジネスのメールでまだ世間に公になっていないことが本文に入っていたり、個人情報が入っている時にはかなり大問題になってしまいます。ただし、一度宛先を間違ってしまった場合に後から気づいてもそのメールをもう開封されてしまえば、もちろんなかったことにすることはできません。相手が開封せずに削除しますよ、と言ってくれた場合にもその内容がどうなったかは自分では確認することが出来ないので、後の対応が重要になります。

気づいたらすぐに電話で連絡しよう

自分で気づいたり、社内の人に気づいてもらったら、放置せずにすぐに相手に電話で連絡をしましょう。よくあるのが誤送信に気づいてからもその後またインターネット上で謝罪と、開封しないでほしいという内容を送る人がいますがだいたい人は時間帯が前のお知らせから開いて対応をしていくものなのでそれはあまり意味がありません。そのため、いち早く開かずに削除してもらうことを伝えるためには多少恥ずかしくはありますが電話でお知らせするのがおすすめです。その際、やはり誤送信というのはビジネスの相手としてはなんとなくイメージは悪くルーズな印象を持たれてしまうので、合わせて丁寧な謝罪も行うようにしましょう。気づいてすぐに対応することで、出来るだけリスクを減らすことが可能です。

ボックスから削除できる場合は削除しよう

稀にあるのが、送った後にも気づいたら削除できる場合です。イントラネットを使ったシステムが中心になるのであまり多くはありませんが、そのような場合には相手に気づかれる前に早めに削除してしまいましょう。見られていなければ、跡形もなく消すことが出来ます。この機能はあまり知られていないことが多いですが、実は知らないだけで使えるということもあるので、一度調べてみるのもいいかもしれません。誤って送ってしまった場合、やはりその後どうするかが非常に重要です。ことが大きくなる前に、自分で気づいて対処するようにしましょう。また、出来るだけミスをしないようにあらかじめシステムに宛先のグループを作っておくなど、ミスをしないような工夫をしておくことも大切なことです。

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