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データ削除をしよう!メールを誤送信した時には

ビジネスでも、プライベートでも毎日使うメールですが誰しも宛先を間違って誤送信してしまったことはあるはずです。プライベートの比較的どうでもいい内容のものなら問題ありませんが、ビジネスの個人情報が含まれていたり、重要な情報が含まれている場合には相手が開封する前になんとか対処しなければなりません。もちろんずっとメールを開いて対応しているような相手であれば、すぐに開いてしまうこともありますが、その中身の情報を悪用されないようにする必要があります。ただし、一度開封してその情報を知られてしまってからだといくら口では何もしないと言われても、実際のところは分かりません。そのため、出来るだけリスクを減らすためにそのメールのデータそのものを削除するのが一番ベストです。

気づいたらすぐにデータ削除しよう

もし送った後にすぐに見返してチェックする習慣がある人であれば、気づいたらすぐにデータ削除を試みましょう。システムの中には送ったものをそのままなかったことに出来る削除機能があるものもあります。これを使えばどれだけ長い内容であろうと、添付ファイルがたくさんついていようと何もなかったことに出来ます。この機能は知らないだけで実は使えるということもよくあるので、気づいたらすぐにできるかどうかを確認し、データ削除をしましょう。もしそのような機能がない場合には、この方法は諦めるしかありません。とりあえずは調べてみましょう。多くの場合は、イントラネットを使ったシステムはできる場合が多いですし、実は社内のシステム担当者に聞いて初めてわかることもあります。

削除できない時には相手に消してもらおう

自分が送ったものを削除できない場合には、相手に消してもらうしかありません。そのためにはいち早く気づいて誤送信をしてしまったことに対する謝罪と、すぐに削除してほしいということを伝えましょう。誤送信というのはビジネス上ありえないことであり、確認があまりできていない人なんだという風に思われてしまいます。そのため、きちんと謝罪をした上で御依頼するのが筋です。開封される前にいち早く連絡するためには、やはり電話が最適です。電話でこの内容を謝罪するのと依頼するのはなかなか恥ずかしいですが、リスクを減らすために早く動きましょう。また、出来るだけこういったミスを起こさないようにあらかじめグループわけしておいたり、送信前に再チェックするなどの工夫を行うようにしましょう。

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