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メール誤送信防止のための送信取り消し機能について

メールを誤った宛先に対して誤送信してしまい、重要な情報を漏えいしてしまうセキュリティトラブルが昔から問題となってます。人間の営みは完ぺきではないのでどれだけ注意喚起していてもゼロにすることは難しいのです。よって、そのようなトラブルをゼロにしようと努力するのではなく、起こってしまった時に回復できるような仕組みを設けることが重要です。仕組みとして、人の運用によって防ぐ対策とシステムの機能として防ぐ対策の2種類について考えてみましょう。どちらの対策が優れているということではなく理想としてはどちらも採用して二重に守ることがセキュリティの観点では大切です。
また、メールは自分だけがしっかりと管理していても相手が管理を怠っていると漏えいするリスクは減らすことが出来ません。本当に重要なデータについては受け渡し方法自体を見直した方が良い場合もあることを念頭においておきましょう。

人手による運用による対策について

本文ではなく添付ファイルに対する対策として、パスワードを設定することは非常に有効な手段です。万が一、意図しない第三者に対して誤送信してしまった場合でも、パスワードが知られていない限りは容易に開くことが出来ないため、情報漏えいのリスクは格段に下げることが出来ます。この場合に注意すべきことはパスワードの管理方法です。本文にそのまま平文でパスワードを書いていては全く意味がありません。添付ファイルとパスワード通知は別々に送るルールとしたり、パスワードだけ電話で口頭で伝えるなど工夫をすると良いでしょう。もしくは事前に相手とパスワードに関する意識を合わせておくと、毎回パスワードを相手に伝える必要が無いので情報漏えいのリスクが下がるだけでなく、手間も省くことが出来ます。

システムの機能による対策について

システムによっては一度送信したメールが後になって誤送信だと判明した場合に、送信自体を取り消して無効にする機能を実装している製品もあります。この機能さえあれば、このようなセキュリティ問題は今後なくなると思われるかもしれませんが、残念なことにこの機能を使うためには幾つか条件があります。
まず1つ目は相手が未開封の状態であることです。一度でも開封されてしまうと取り消しは出来ません。よって、送信後出来るだけ早い段階で気が付くことが重要です。2つ目は相手も同様の機能に対応した製品を利用していることです。対応していない製品の場合はいくら取り消そうとしても相手側のサーバが対応してくれないため効果がありません。そのため、この機能を使うためにも相手のシステムがどのような製品を使っているのかを事前に確認しておくと良いでしょう。

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